Accompagner une université d’excellence dans un projet digital complexe

Une université d’excellence en quête de cohérence digitale

Peux-tu rappeler en quelques mots ce que fait PSL et ton rôle au sein de la structure ?

L’Université PSL, classée parmi les 30 premières universités mondiales, est composée de 13 établissements prestigieux.
Elle est née de la longue histoire intellectuelle et scientifique de ses établissements, qui, à travers elle, ont décidé de se construire un avenir commun. Tournée toute entière vers la formation et la recherche au plus haut niveau, PSL est une université globale qui ambitionne de représenter et d’influencer la société et le monde à venir dans sa diversité. Sa collégialité est une richesse : elle lui permet de faire dialoguer tous les domaines du savoir, de l’innovation et de la création, en sciences, sciences humaines et sociales, arts et ingénierie.
De la licence au doctorat, en passant par les masters, l’Université propose des formations interdisciplinaires et inédites.
« Ose savoir » : telle est la devise de l’université !

Je suis responsable du digital à la direction de la communication, du partage des savoirs et du marketing de l’Université PSL. Mon rôle est la gestion éditoriale, graphique et technique du site psl.eu, ainsi que d’accompagner les projets digitaux transverses à la direction. Je participe également au travail sur la refonte de la marque de l’Université PSL.

Qu’est-ce qui vous a donné l’impulsion pour lancer une refonte du site ?

Le site actuel a été réalisé en 2017, il n’est désormais plus aligné aux ambitions 2025-2035 de l’université.
Il est également un peu daté en termes de design et de technicité. Et des problèmes structurels de plus en plus importants fragilisent la stabilité du site et freinent les contributions.
La refonte est un projet auquel nous pensons dès mon arrivée en juillet 2023.

À ce moment-là, quels étaient les enjeux principaux pour toi ? (Interne, direction, gouvernance, publics…)

Tout d’abord, nous avons besoin d’un site internet stable techniquement, en phase avec les tendances et les obligations du moment (Accessibilité, éco-conception, optimisé pour le SEO et le GEO et compliant au RGPD).

Ensuite, il doit nous aider à atteindre les objectifs de l’université sur la visibilité des formations et la captation de l’ensemble de ses cibles.

Enfin, il doit refléter les valeurs et les ambitions de l’Université PSL.
L’arrivée du nouveau président de l’Université et le travail sur la marque de l’Université n’ont fait que renforcer ces éléments.

Cadrer un projet tentaculaire sans se noyer

Pourquoi avoir fait appel à un accompagnement extérieur pour cadrer le projet ?

L’Université PSL est composée de 13 établissements-composantes, de plusieurs gouvernances et directions.
Le projet est central et d’une grande envergure, la direction de la communication et la direction des systèmes d’information souhaitaient l’accompagnement d’une agence spécialisée.

Il faut des moyens humains supplémentaires, une méthodologie, une expertise et un regard extérieur.
La charge de travail liée à ce projet tentaculaire est conséquente. Il va nous monopoliser pendant plusieurs mois et nous avons nos missions quotidiennes à exercer.

Qu’est-ce qui t’a convaincue dans notre approche ?

La pertinence du mémoire technique qui montrait la compréhension fine de nos enjeux et vos compétences métier en matière de refonte de site internet.
Le fait de pouvoir s’appuyer sur l’ensemble des expertises de l’agence et les conseils/recos tout au long du projet avec la participation aux ateliers.

En gros, tu t’attendais à quoi… et qu’est-ce que tu as trouvé ?

Personnellement, c’est la première fois que je prépare une refonte de site web avec une prestation d’AMO (Assistance à maîtrise d’ouvrage). J’attendais un appui, une technicité que nous n’avons pas forcément sur certains sujets et de l’aide dans la méthodologie globale.

C’est exactement ce que j’ai trouvé.

L’accompagnement est rassurant, il permet d’avoir un avis extérieur et de voir les choses sous un autre angle. Nous avons aussi des réponses à nos différentes questions (du choix du CMS au poids idéal d’une image). On apprend également des nouveaux éléments (par exemple sur l’accessibilité, grâce à l’audit de Yasmina et aux webinaires, nous avons appris plein de choses et on est maintenant plus attentifs à ce sujet).

Un cahier des charges comme colonne vertébrale

Qu’est-ce qui t’a semblé le plus utile dans notre accompagnement ?

L’exhaustivité.

C’est-à-dire la rédaction du CDC de A à Z avec les différentes versions puis l’aide sur l’ensemble du marché (les différentes pièces, les QR avec le juridique).

Est-ce qu’il y a des aspects que tu n’aurais pas pu cadrer seule, ou auxquels tu n’aurais pas pensé ?

Dans le CDC les parties extrêmement techniques (architecture, plugins, sécurité et interfaçages aux outils tiers).
Et le travail sur l’arborescence en amont avec les autres directions.

Le document final vous a permis de quoi, concrètement ? (Avoir l’adhésion, être plus clair sur les attentes, mieux cerner les prestataires, etc.)

Tout d’abord, il nous a permis de se projeter dans cette refonte en recensant l’ensemble des points. L’éditorial, le design, l’hébergement…

D’avoir une vision plus claire et de savoir ce qu’on allait attendre des différents intervenants sur le projet.
Ensuite de pouvoir lancer le marché public et de pouvoir répondre aux questions de l’interne et des agences et de fait d’être plus précis et persuasifs.

Analyser, comparer, sélectionner

Comment tu as vécu l’ouverture et l’analyse des offres ?

(Bien en comparaison de celle pour le marché sur la prestation de l’AMO avec 17 dossiers à analyser).
L’analyse s’est bien passée, on se sentait accompagnées avec un regard extérieur expert. C’était important pour nous d’avoir votre opinion et la connaissance « côté agence » qui nous a permis de comprendre plusieurs aspects.

Est-ce que notre regard t’a aidée à mieux cerner les forces/faiblesses des agences ?

Oui tout à fait.

À ce stade, tu te sens plus outillée pour faire les bons choix ?

Oui surtout que votre analyse a conforté la nôtre.

Ce qu’on retient avant de lancer la suite

Qu’est-ce que tu retiens de cette première phase ?

Il est crucial d’avoir des objectifs de projets définis en amont. L’importance de prendre tous les critères en compte et l’importance de faire des auditions pour pouvoir rencontrer les agences et leur poser nos questions. Cela permet réellement de faire un choix réfléchi qui réponde à nos besoins.

Si tu devais décrire notre apport en 2-3 mots, ce serait quoi ?

Accompagnement-appui
Expertise
Vision externe

Et si tu devais nous recommander à une autre direction com ou institution, tu dirais quoi ?

Indexel est une agence digitale compétente et à la pointe des tendances web qui nous a apporté toute leur expertise et leur professionnalisme sur l’aide à la maitrise d’ouvrage sur la refonte de notre site internet.

Nous avons pu compter sur leurs différentes compétences (rédaction du CDC, mise en place d’ateliers dédiés, recommandations sur le SEO, mise en place d’un audit d’accessibilité, analyse des candidatures d’un marché publique…).

J’ai beaucoup apprécié collaborer avec François, Benjamin, Yasmina et toutes les équipes, nous y avons trouvé un vrai appui dans notre projet. Ils sont toujours disponibles, agréables, flexibles, pédagogues et ils ont bien compris nos problématiques.