Digital Marketing

Événement à distance : comment relever le défi ?

Agence conseil & communication digitale
Dur, dur d’organiser un événement en présentiel en ce moment ! Le kick-off en ligne constitue une alternative efficace, à condition d’anticiper tous les aspects : techniques, éditoriaux, stratégiques ou RH. Captation et streaming vidéo bien sûr, mais aussi interactivité, gamification, storytelling et formats de contenus. Je vous partage mon expérience et mes conseils.

Les réunions annuelles de lancement – les fameux “kick-off” – sont devenues des rendez-vous incontournables pour beaucoup d’entreprises. C’est l’occasion d’informer, d’échanger et de motiver les équipes en leur présentant le bilan de l’année écoulée… et surtout les challenges de l’année à venir. Mais ça, c’était avant ! Avec cette crise sanitaire qui n’en finit pas, réunir plusieurs centaines de personnes dans un même lieu est devenu impossible.

Alors faut-il pour autant se passer d’événement ? Si le mode présentiel est donc pour l’instant à exclure, de nombreuses alternatives sont possibles pour organiser – et réussir – son kick-off en ligne. Passons en revue les principaux points de vigilance et quelques bonnes pratiques. Bien entendu, ma liste n’est pas exhaustive et nécessite d’être adaptée à chaque entreprise et à chaque situation… mais ça vous donne déjà une base pour démarrer votre réflexion ;-).

Contenu, messages et storytelling

C’est une évidence, on ne monte pas sur scène sans avoir préparé ses interventions. Et c’est encore plus vrai en ligne puisqu’il s’agit de capter en permanence l’attention de ceux qui suivent votre événement à distance, depuis leur canapé ou leur espace de travail (quand ils en ont un !). En amont de votre événement, la préparation éditoriale inclura donc les chiffres et messages stratégiques à faire passer mais aussi et surtout votre storytelling. En d’autres termes, tout au long de l’événement, quelle histoire allez-vous raconter à vos collaborateurs-télétravailleurs pour les captiver et les embarquer, malgré la distance ?

Mon conseil : identifiez un thème fédérateur que vous allez décliner tout au long de votre événement et proposez de l’actu et des contenus exclusifs. Il faut que les collaborateurs en apprennent un maximum !

Le plateau TV est un format toujours efficace pour dynamiser la communication d’une entreprise. Lorsque les locaux s’y prêtent, cela crée un événement dans l’événement dont tout le monde se souviendra. (Ici, notre installation pour le kick-off 2021 d’Avanade)

Rythme et diversité des formats

En ligne, la chasse à l’ennui est ouverte ! Pour espérer garder l’attention de vos collaborateurs, il doit toujours se passer quelque chose sur leur écran. Il est donc indispensable de créer de nombreuses ruptures, idéalement toutes les dix minutes. Les longs tunnels de discours corporate ou de « poussage de slides » sont le meilleur moyen d’endormir vos équipes ou de les voir décrocher. C’est si facile de zapper ou de changer d’onglet ! En revanche, pastilles vidéo, animations motion design, retours d’expérience (commentés par ceux qui ont pris part au projet), courtes démos ou invités surprises donnent l’occasion de casser le rythme tout en divertissant et en informant l’audience.

Mon conseil : inspirez-vous des grandes entreprises de l’entertainment qui savent capter l’attention en mixant créativité, émotion et professionnalisme.

Animation et prises de paroles

Qui doit présenter et animer l’événement ? La question est cruciale. Un intervenant externe à l’entreprise, qu’il s’agisse d’un journaliste ou d’un animateur professionnel, présente l’avantage d’apporter à la fois un regard indépendant et une garantie sur la qualité et le dynamisme de l’animation. Rompu à l’exercice, ce professionnel de la communication s’immerge dans votre entreprise et s’imprègne de vos enjeux et sujets de fond pendant les semaines précédant la diffusion. Le jour J, il joue le rôle de « maître de cérémonie », valorise les différents intervenants et les sujets pour faire passer les messages avec efficacité. Bien entendu, vous pouvez aussi choisir quelqu’un en interne pour jouer ce rôle, à condition qu’il ait la capacité de s’extraire de son quotidien le temps de sa mission et que son charisme naturel réussisse à “embarquer” tout le monde. La préparation et l’animation d’un kick-off nécessitent à la fois un regard objectif et un angle transverse, une autorité naturelle et de bonnes qualités de communicant.

Mon conseil : lors de votre événement, faites parler tous les niveaux de l’entreprise et pas seulement le management. Il est crucial que tous les collaborateurs puissent d’une manière ou d’une autre se reconnaître et s’identifier.

L’animateur joue un rôle central : il pose les questions, distribue la parole, relance les intervenants et annonce les différents sujets. Il est aussi le garant du timing, du rythme et du dynamisme. Son leitmotiv : maintenir l’attention en permanence.

Sondages et interactions

Vous l’avez compris, quel que soit le format de votre événement online – plateau TV, webinar ou podcast – le principal challenge, c’est d’éviter le décrochage. Pour pimenter et donner un supplément de vie à votre kick-off, provoquez des interactions avec votre audience. Par exemple, donnez-lui la possibilité de poser des questions via un chat – depuis l’outil interne ou la plate-forme de diffusion (Teams, YouTube, Zoom…) – et répondez en live sur le plateau, ou après modération si vous préférez rester prudents. Pour aller plus loin, de nombreuses applis permettent de maximiser l’engagement via des votes en direct, des sondages, des QCM ou des quiz interactifs. Je vous recommande Appcraft, Inwink, Klaxoon, Kahoot! ou Sparkup.

Mon conseil : assurez-vous tout d’abord de maîtriser parfaitement le conducteur et le timing de votre événement avant de vous lancer dans un dispositif interactif.

Gamification et émotion

Un kick-off, ça doit être sérieux et fun à la fois. Sérieux pour expliquer la stratégie, présenter les chiffres, fixer les objectifs. Pour le fun, la seule limite est votre imagination. Mur de selfies, café virtuel, escape game digital, cours de cuisine à distance, mascotte, goodies, jeux interactifs, récompenses… les possibilités sont infinies. En fonction de la culture de l’entreprise mais aussi du budget disponible, à vous de placer le curseur à la bonne place, entre décontraction et émotion. Vous pouvez aussi vous faire accompagner par une société spécialisée qui s’adaptera à votre contexte.

Mon conseil : les serious games, c’est un vrai métier ! Pour profiter d’un team building durable, soignez particulièrement cet aspect pour éviter de faire un flop.

Moyens techniques vidéo et régie

Quel que soit votre budget, un plateau TV inclut à minima plusieurs caméras, des éclairages et une prise de son professionnels. Au cœur du dispositif technique : la régie vidéo où le réalisateur de l’émission effectue le montage en direct. Aux manettes, il choisit de diffuser ce qui sera vu en streaming par les spectateurs : passage d’une caméra à l’autre, diffusion de slides, photos, infographies ou vidéos pré-enregistrées… sans oublier les jingles, les logos, les génériques de début et de fin mais aussi la musique et le mixage-son. Enfin, la réalisation d’un décor aux couleurs de l’entreprise ou assorti au thème du kick-off donnera un supplément d’âme à l’émission.

Mon conseil : Attention à la qualité de la prise de son, un point trop souvent négligé par les réalisateurs amateurs. En équipant les intervenants de micros cravates, vous vous assurez que leurs propos seront audibles et bien compris.

La régie vidéo permet de réaliser grâce à un mélangeur un montage en direct des différents flux en provenance des caméras, écrans et micros répartis sur le plateau TV et d’assurer la diffusion en sortie. Il s’agit d’une prestation à la fois technique et artistique.

Diffusion et connexion

Le jour J, après une répétition générale qui aura permis de caler tous les aspects techniques et les contenus, la diffusion de l’émission sera réalisée en streaming via une plate-forme telle que YouTube Live, Microsoft Teams Live Events, Zoom ou LinkedIn Live. En fonction de votre organisation, certains aspects techniques nécessiteront une attention plus particulière : licences autorisant la diffusion en direct d’un flux vidéo en sortie de régie, lien privé pour garantir la confidentialité, accès par les filiales ou performance de la bande passante pour une diffusion full HD 1080p (dans l’idéal).

Mon conseil : Si vous optez pour la diffusion via YouTube Live, pensez à créer un compte sur la plateforme et à activer l’option de streaming au minimum 24 heures précédant votre événement. L’avantage de YouTube Live: une faible latence rendant les interactions entre le plateau et les spectateurs plus facile à gérer.

Et après le kick off ?

Une fois la pression de l’événement retombée, le travail de communication et d’information ne s’arrête pas pour autant. Suivi des objectifs et des engagements pris lors de l’événement, exploitation et déclinaison des contenus enregistrés à cette occasion (merci encore une fois à la régie !), rediffusion en replay pour les collaborateurs n’ayant pas pu y assister… les occasions de prolonger l’effet dynamisant du kick-off sont légion. Charge aux équipes de la communication interne, de la marque employeur ou du marketing de faire preuve d’imagination et de créativité pour surfer sur cette belle vague collective engendrée par l’événement.

Verbatim : Avanade France a choisi Indexel pour son kick-off 2021

Indexel a produit une véritable émission de télévision, diffusée en direct, depuis notre siège, à destination de nos 1 000 collaborateurs pendant près de 3 heures. Les équipes d’Indexel ont pris en charge la partie technique, l’animation de l’émission et ils ont participé activement à la ligne éditoriale de cet événement. Pour Avanade, ce kick-off virtuel est une vraie réussite

Stéphanie Ducellier Responsable Kick-off 2021 Avanade France

La ressource pour aller plus loin

E-book Recette de la vidéo à la sauce digitale

Recette de la vidéo à la sauce digitale

Vous avez encore faim d’actus ?

Tous les mois, régalez-vous des dernières nouveautés marketing, directement servies dans votre boîte mail !